第一章 总则

第一条为进一步推进本局公文办理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》等规定，结合工作实际，修改完善本办法。

第二条公文办理包括来文办理、公文制发、档案管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条办公室是公文办理的管理机构，主管本局的公文办理工作，并指导各科室、中心的公文处理工作。

第四条办公室根据需要配备专职人员负责公文办理工作。

第二章 公文种类

第五条 涉及我局办理的公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，一般通过新闻媒体公开发布。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文版面

第六条 用纸版面。公文用纸采用A4型纸，成品幅面尺寸为210mm×297mm。

第七条版面。公文页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm;页眉1.5cm、页脚2.8cm;标题行距一般为38磅，正文行距一般为28.8磅;网格为“指定行和字符网格”，一般每页排22行、每行排28个字。

第八条 字体格式。公文中的仿宋字为“仿宋_GB2312”;楷体字为“楷体_GB2312”;阿拉伯数字为“Times New Roman”。

第四章 公文格式

第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文必须标注份号。一般用6位三号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

(二)密级和保密期限。公文的涉密等级和保密的时间期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，属于工作秘密的公文分别标注“内部”“内部事项注意保管”，一般用三号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，密级与保密期限之间用“★”隔开，数字用阿拉伯数字标注，如只有密级，两字之间空两格。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。一般适用于电报类公文，分为“特提”“特急”“加急”“平急”四类。

(四)发文机关标志。即指公文红头。联合行文时发文机关可以多个机关名称并用，也可单独使用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm。发文机关标志用方正小标宋简体字，颜色为红色，字号不大于上级机关的发文机关标志，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，发文机关标志字号大小可根据联合行文单位数量及单位名称字数多少作适当调整。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号一般编排在发文机关标志下空二行位置，居中排列;年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份使用全称，用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不编虚位(即1不编为01)，不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空两格编排，与最后一个签发人姓名同处一行。发文机关代字是指“黔南管党组议”、“黔南管党组专议”、“黔南管党组呈”、“黔南管党组发”、“黔南管呈”、“黔南管通”、“黔南管函”、“黔南管发”等。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名，须为机关主要负责人或主持工作的负责人。签发人一般与发文字号同处一行居右空两格编排，由“签发人”、全角冒号、签发人姓名组成。“签发人”用三号仿宋，签发人姓名用三号楷体。联合行文时须标注所有联署机关会签人姓名，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次排列，每行排两个姓名，换行时与上一行的第一个签发人姓名对齐(单名中间空两格)。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。四个以上(含四个)机关联合行文时，标题可以采用主办机关名称加“等”的方式。标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。标题使用二号方正小标宋简体字编排于红色分隔线下空二行的位置，分一行或多行居中排列，多行排列时应使用梯形或菱形，换行时要做到词意完整。

(八)主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。用三号仿宋字编排于标题下空一行的位置居左顶格，换行时仍顶格，最后一项机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分，编排方法同抄送机关。同级同类机关之间使用顿号，同级不同类机关之间用逗号。

(九)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用三号仿宋字编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空四格，换行顶格。文中的小标题层次序号依次用“一”“(一)”“1.”“(1)”标注;第一层用三号黑体，第二层一般用三号楷体，第三层和第四层一般用三号仿宋。公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

(十)附件说明。由“附件”、全角冒号、顺序号、附件名称组成，只有1个附件的，无需标注顺序号。附件的标注方式为在正文下空一行左空四格位置用三号仿宋字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。2个以上附件应该用阿拉伯数字标注顺序号(如:“附件:1.×××××”)，附件名称后不加标点符号，附件名称较长需换行时，应与上行附件名称的首字对齐。

(十一)署发文机关全称或者规范化简称，一般用三号仿宋字编排在正文下空一行并右空四格。联合行文时，应先排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。三个以上发文机关(含三个)联合行文时，需加盖印章的，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，每排最多排三个。

(十二)成文日期。一般为发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期在发文机关署名下一行右空四格用阿拉伯数字编排，年、月、日不编虚位。

(十三)印章。上行文均须加盖发文机关署名印章，有特定

发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章(电报应在签发人处加盖发电章)。印章用红色，须加盖于发文机关署名和成文日期上，上不压正文(含附件说明)，不得出现空白印章。

联合行文时，将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相切。

公文正文应与印章处于同一个页面，当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，可采取调整行距、字距的方式加以解决，不得以标注“此页无正文”的方式解决。

(十四)附注。主要标注公文的发布层次、印发传达范围、联系人和联系电话等。上行文及征求意见、联系工作内容的函件，应当标明联系人姓名和联系电话;如有附注，居左空四格用圆括号编排。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用三号黑体顶格编排在版心左上角第一行，不加标点符号。无附件序号时，附件两字之间空两格。附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关的排列顺序一般按机关的性质和隶属关系确定。在具体排列上，对于不同级别的机关，应先排上级机关，再平级机关、后下级机关;同级不同类的机关，一般按党、政、军、群的顺序排列;人大、政协、法院、检察院应另起一行排列;如文件需抄送各民主党派的，则另起一行编排。抄送机关用四号仿宋字编排在公文的最后一页下方位置，左右各空两格。“抄送”二字后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，换行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。不得将向上级的请示性公文抄送下级机关。

如需把主送机关移至版记中，应将其置于抄送机关上一行位置。编排方法除将“抄送”二字改为“主送”外，其他与抄送机关的编排相同。

(十七)印发机关和印发日期。即指公文印制机关和印制日期，一般用四号仿宋字一并编排在抄送机关的下一行的位置，先排印发机关，后排印发日期，左右各空两格。上行文在印发日期后加“印”，其他加“印发”。

(十八)页码。公文页数顺序号。一般用四号阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下;居页面外侧对齐，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7 mm。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第五章 行文规则

第十条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。涉及可不发的公文可以不行文，同一性质公文涉及多个科室的由牵头科室行文。牵头科室由分管领导指定，涉及多个分管领导的协商指定。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十二条向上级机关行文，应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

(二)本局向州委、州政府或上级业务部门请示、报告重大事项，应当经本局党组会或者局长办公会研究同意;属于部门职权范围内的事项应当直接报送。

(三)下级机关的请示事项，如需以本局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本局名义向上级机关负责人报送公文，不得以本局负责人名义向上级机关报送公文。向上级机关报送请示，应当附有背景材料、情况说明、联系人和联系电话等。

第十三条向下级机关行文，应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)涉及多个州直部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

(三)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十四条本局与州直其他同级机关必要时可以联合行文。如需以党委、政府或党委、政府办公室名义联合向下行文，公文起草部门应将公文报送党委、政府办公室审核是否可联合行文后，再履行行文程序。机关内设机构除办公室外不得对外正式行文。联合行文，应由主办单位首先签署意见，再由协办单位进行会签。原则上不使用复印件会签。

第六章 收文办理

第十五条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复、反馈、存档等程序。

第十六条公文的接收由办公室统一负责处理。办公室接收的公文分为综合类、阅知类、业务类。

第十七条协同公文的收文处理程序:

(一)综合类公文。办公室根据接收的公文内容提出拟办意见，报局领导提出意见，经局主要领导阅示后，由协同收文员及时转送至涉及业务科室办理。

(二)阅知类公文。办公室根据接收的公文内容提出阅知的范围，由协同收文员按范围转送阅知。

(三)业务类公文。办公室接收公文后，由协同收文员及时转送相关业务科室办理;业务科室及时提出拟办意见报分管局领导阅示，分管局领导视公文内容重要紧急程度报局主要领导审批或直接转业务科室办理。

第十八条纸质公文的收文处理程序:

各科室、中心收文经办人凡收到相关业务文件后，须交办公室收文员处统一登记，待登记后，由各科室、中心收文经办人提出拟办意见报分管局领导阅示，分管局领导视公文内容重要紧急程度报局主要领导审批或直接转业务科室办理。原则上各科室、中心文件办结后可复印一份本科室留存备用，原件须交到办公室收文员处存档。

第十九条收文办理时限。各科室、中心收到的公文，有办理时限要求的，在规定时限内办结。紧急文件随到随办。如未有时限要求的，原则上2个工作日内按程序进行办理。

第七章 发文办理

第二十条发文办理是指以“黔南州机关事务管理局”或“中共黔南州机关事务管理局党组”名义制发公文的过程，包括公文起草、公文审核、贴笺拟办、领导签批、公文复核、规范清样、登记制发7个环节。

第二十一条拟制公文按下列程序处理:

(一)公文起草。各科室、中心根据领导指示或上级文件、会议要求起草的公文，由承办科室、中心按要求起草，交办公室发文员登记后按发文流程办理。

(二)公文审核。一是属于业务范围内的，由承办科室负责人审核后送局分管领导审核报局主要领导签发。二是各科室、中心生成的综合性文稿，由办公室核稿后送分管领导审核报局主要领导签发。

经办人责任:对送审稿引用资料的真实性、相关数据和文字表达的准确性以及标点符号、体例格式的正确使用、拟发公文的篇幅是否超过规定等进行把关。经办人对所承办公文进行全程跟踪，确保公文在规定时限内办结;对转有关部门研究提出意见的，要主动联系，催促反馈意见;对部门意见不一致的，及时主动提请本科室、中心负责人协调。

科室负责人责任:对送审稿的政策及文件背景、逻辑结构、文字表述等进行把关，提出决策建议要有针对性和可操作性。科室负责人是公文办理的第一责任人，要及时跟进督促办结。

分管领导责任:对送审稿的政策、法律依据、文字等进行把关。对公文(代拟稿)内容质量差、不符合相关规定要求的，一律退回承办科室。

(三)贴笺拟办。经审核并修改完善后的公文，由承办科室填写《黔南州机关事务管理局发文处理笺》，注明拟发文的背景(含发文依据)、目的等内容后按程序送审。

(四)领导签批。严格按照规定的顺序呈送领导签批。即根据领导职务从低往高呈送，凡送领导签批的公文内容，必须呈送纸质公文。根据领导批示意见修改较多的，应清稿誉正并附原稿呈批。

(五)公文复核。领导签批完毕后，承办科室按照有关审核要求，对文稿内容、政策、文字等方面再次认真核稿，清稿后将领导签发的原件一并送办公室。办公室发文员对已经领导签批同意印发的公文，从签批手续、内容、文种、格式、文稿版本等方面进行复核;如需做实质性修改的，应与承办科室沟通对接并报相关领导复审。

(六)规范清样。公文复核完毕后，办公室从公文的格式、排版等方面进行规范、清样。

(七)登记制发。复核后，办公室发文员对需印发的公文详细登记发文字号、分送范围和印制份数等，并通过电子政务外网、内网公文办理平台、印制纸质公文等方式制发文件，一般公文在2—3个工作日内印制发出，特别紧急的需在要求时限内发出。在公文正式制发前，办公室应对正式印刷完毕的公文再次审读，确认无问题后方可批量制发，并对印刷的纸质公文质量进行检查。

制发的公文一般不得使用英文(或字母简写)，确需使用英文(或字母简写)的，应在文中首次出现时以括注方式注明汉语译名。对于国家权威机构编写的汉语词典中收录的英文(或字母简写)，已有对应汉语译名的，可使用其汉语译名。

各科室承办的公文、处理笺等需通过机要交通渠道发送的，由承办科室登记、装封、编号、注明密级、紧急程度，署科室名称后，工作时间交办公室登记、编号发送。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数。由办公室统一编制文号和份数并登记管理。

第七章 公文归档

第二十二条各科室、中心承办的公文办结后，送办公室进行归档。

来文办理归档的材料主要包含:贴笺办理的原件、相关事项的办理情况、领导批示意见落实情况、涉及需上报的相关材料等。

发文办理归档的材料主要包含:发文笺、规范清样稿、领导签批的花脸稿、制发的正式公文、相关发文依据，其中党内规范性文件还需有合法性审查意见、起草说明等。

第二十三条会计档案由财务科整理立卷、装订，在财务科保存一年后移交归档。

第二十四条凡属应该立卷归档的文书档案，办公室要按照《中华人民共和国档案法》有关规定，坚持每季度末进行一次立卷归档，以便集中统一管理和使用。

第二十五条承办科室因工作需要，确需保存的，可以复印保存。标有秘密等级的，按国家保密法律法规有关规定办理。

第八章 公文管理

第二十六条公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十七条办公室负责统一管理所有公文，各承办科室明确专人管理承办的公文，涉密公文需在安全保密设施设备中传批、保管。办公室应对办理过程中的文件要随时跟踪文件去向，对送出的涉密公文要按照保密管理规定及时登记收回。

第二十八条公文确定密级前，承办人应当按照拟定的密级先行采取保密措施。密级确定后，按照所定密级严格管理。涉密公文的保密期限到期，应按工作秘密加强管理。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公文的密级变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第二十九条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经分管办公室领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十条局合并时，全部公文应当随之合并管理;局撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在科室应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章 附则

第三十一条本实施办法由局办公室负责解释，自印发之日起施行，《黔南州机关事务管理局公文处理实施细则》同时废止。

黔南州机关事务管理局

2020年10月15日